Órdenes de compra - recibir mercancía, requisiciones entre sucursales y transferencias entre almacenes

Aplica al Panel Administrativo de Invu (menús Proveedores, Orden de Compra e Inventario) y a Invu Supply 6.8.1. Para ajustes, conteos, mermas y cómo las ventas descuentan el stock, ver "Inventario - ajustes, conteos y mermas sin descuadrar el stock".

Lo más importante:

• La orden solo encuentra los productos relacionados con ese proveedor en Proveedores > Productos por Proveedor.
• Solo una orden Procesada se puede recibir o enviar por correo. Solo una Pendiente se puede editar.
• Al recibir, revisa el Almacén de Recepción: las ventas descuentan del Almacén de descuento de inventario. Si son almacenes distintos, mueve el stock con Transferencias.
• Una orden Recibida parcialmente no se puede volver a recibir: lo que falta se pide con Procesar orden parcialmente.

1. Preparar (una vez)

1. En Configuración > Sistema > Configuraciones, sección Administrativas, revisa:
   • Almacén de recepción de inventario predeterminado: donde entran las compras;
   • Almacén de descuento de inventario: de donde salen las ventas;
   • Permitir actualizar el costo del producto al recibir una orden de compra.
2. Crea el proveedor en Proveedores > Gestionar Proveedores > Crear Proveedor: Nombre, Correo Electrónico (varios, separados por ;), Moneda y Status. Si dejas vacío el Código, se genera solo.
3. En Proveedores > Productos por Proveedor, relaciona cada ingrediente con:
   • la Unidad de Compra;
   • la Cantidad que trae una presentación (por ejemplo, 24 en una caja);
   • el Costo de una presentación.

Si la unidad de compra es distinta de la del ingrediente, crea la conversión de la unidad de compra a la del ingrediente (Crear Conversión). Para relacionar todos los ingredientes de una vez, al crear el proveedor marca ¿Asignar todos los productos no relacionados al proveedor?.

4. Opcional, en cada ingrediente: Mín, Máx, Almacén Predeterminado y Desperdicio (%).

2. Crear y procesar la orden

Los nombres de los estados pueden verse en inglés en la lista y en el selector: Pending (Pendiente), Processed (Procesada), Received (Recibida), Partially Received (Recibida parcialmente), Cancelled (Cancelada) y Paid (Pagada).

1. Entra a Orden de Compra > Órdenes de Compra y toca Crear Orden de Compra.
2. Elige el Proveedor. La orden se crea en ese momento como Pendiente y el proveedor ya no se puede cambiar.
3. Agrega los productos:
   • uno por uno: escribe la Cantidad Solicitada, búscalo en Productos disponibles y toca Agregar Producto;
   • Agregar Todos: todos los productos del proveedor;
   • Agregar productos pendientes: los que están bajo el mínimo, hasta completar el Máx;
   • Por Agrupamiento: por categoría, familia, grupo u otro agrupamiento.
4. Revisa cada línea: Unit (la presentación), Price y Tax %. Los cambios se guardan al salir del campo. Para una presentación nueva, en Unit elige - Agregar nueva presentación -.
5. En Status, elige Procesado y toca Guardar Orden de Compra. Confirma: no podrás cambiar los valores hasta recibirla.
6. Opcional: en la lista, toca el ícono del sobre para enviarla por correo al proveedor, con el PDF. Va a todos sus correos.

Otras formas de crear órdenes:

• Orden de Compra Rápida: crea y recibe la orden en un solo paso. No sirve para proveedores internos. Revisa el Almacén de Recepción: no viene marcado el predeterminado.
• Importación/Exportación Masiva: crea una orden Pendiente desde un Excel con las columnas codigo, nombre, cantidad, unidad, costo, impuesto y descuento (código y cantidad son obligatorios). Cada producto debe estar relacionado con el proveedor.
• Carga de facturas de proveedores (Beta): crea una orden Pendiente a partir de una foto o un PDF de la factura. Revisa las líneas antes de procesarla.
• Órdenes automáticas: ver la sección 5.

República Dominicana: con Royalty en Órdenes de Compra? activa, la orden suma una columna Royalty % y el impuesto del 18 % sobre el royalty (Royalty Tax 18%).

3. Recibir la mercancía

1. En la lista, en la orden Procesada, toca el ícono ✓ (Receive purchase order).
2. Completa el Código de Recepción (obligatorio), el Número de factura y, si aplica, el Costo de Importación (en % o en $).
3. Revisa el Almacén de Recepción. Viene el predeterminado. Con -Almacén Predeterminado de Producto-, cada producto entra a su propio almacén predeterminado.
4. En la columna Received Qty, escribe lo que llegó realmente.
5. Toca Guardar Orden de Compra.

Qué pasa al guardar:

• Stock: entra lo recibido × la Cantidad de la presentación. Por ejemplo, 2 cajas × 24 = 48 unidades. Si la unidad de compra es distinta, también se aplica la conversión.
• Desperdicio: si el ingrediente tiene Desperdicio %, se resta ese porcentaje y queda una merma con la observación "Automatic waste from Purchase Order receipt".
• Costo:
  • siempre se recalculan el Costo promedio por unidad y el Costo del Proveedor del ingrediente. El promedio usa el precio de la línea, sin impuesto ni descuento;
  • el Costo del Producto solo cambia si está activa Permitir actualizar el costo del producto al recibir una orden de compra.
• Proveedor: la deuda con el proveedor sube por el total recibido.
• Estado: la orden queda Recibida, o Recibida parcialmente si alguna línea llegó incompleta.

Faltó mercancía: la orden Recibida parcialmente no se puede volver a recibir.

1. En la lista, toca el ícono del carrito (Procesar orden parcialmente) y luego Aceptar y crear.
2. La orden pasa a Recibida y se crea una orden nueva Pendiente solo con lo que faltó, ligada como OC Relacionada.
3. Procesa la orden nueva y recíbela cuando llegue la mercancía.

Me equivoqué al recibir (requiere el permiso para revertir):

• Revert purchase order: pide un motivo. Resta del almacén lo que entró, borra la recepción y la factura del proveedor, baja la deuda y la orden vuelve a Procesada.
• Partial Revert purchase order: escribe en Amount to Return solo lo que quieres devolver por producto.
• El Costo promedio por unidad no vuelve a su valor anterior. Las órdenes revertidas se ven en Orden de Compra > Revertir Órdenes de Compra.

Pagar: en una orden Recibida o Recibida parcialmente, toca Send to pay / Pay PO, escribe el monto y la Razón de pago de orden de compra (obligatoria). La orden queda Pagada y baja la deuda con el proveedor.

4. Transferencias entre almacenes

1. En Inventario > Transferencias, toca Crear Transferencia de Inventario.
2. Completa:
   • la Fecha: entre 1 semana antes y 2 semanas después de hoy;
   • el Almacén de Envío y el Almacén de Recepción (deben ser distintos);
   • los productos, con cantidad y unidad. La columna Inventario en … muestra el stock del almacén de envío.
3. Guarda. La transferencia queda Pendiente.
4. Ábrela y toca Procesar transferencia. Se resta del almacén de envío y se suma al de recepción.

• No se puede deshacer. Para devolver el stock, haz otra transferencia en sentido contrario.
• Si falta stock, la transferencia no deja el almacén en negativo. Elige Procesar solo los disponibles. Luego, dentro de los 7 días siguientes, usa Crear transferencia con productos pendientes para lo que no se movió.
• Solo las transferencias Pendientes se pueden editar, cancelar o eliminar.

5. Órdenes de compra automáticas

1. En Configuración > Sistema > Configuraciones, sección Otros, activa ¿Permitir órdenes de compra automáticamente? y marca los Días para órdenes de compra automáticas.
2. En cada proveedor, activa ¿Orden de Compra Automática?.
3. En cada ingrediente, carga el Mín.

Cada día marcado, a las 3:00 a. m. (hora de Panamá), se crea una orden Pendiente PO-A-… por proveedor. Incluye los productos cuyo stock total está bajo el Mín, por la cantidad Mín − stock.

• Se ven en azul en la lista y se cuentan en el ícono del carrito, arriba.
• No se envían solas: revísalas, procésalas y envíalas al proveedor.
• Si el proveedor ya tiene una orden automática pendiente de menos de 15 días, no se crea otra. Las más viejas se cancelan solas.

6. Requisiciones entre sucursales (franquicias)

Una requisición es el envío de inventario desde la cuenta que abastece (central, cocina central o bodega) a otra sucursal de la misma franquicia.

• La sucursal pide y recibe con una orden de compra a un proveedor interno.
• La central despacha en Orden de Compra > Salida de Inventario (Requisiciones).
• En un negocio de un solo local no hay requisiciones: para mover stock entre almacenes, usa Transferencias (sección 4).

Preparar:

1. En la sucursal: crea un proveedor con ¿Proveedor interno? y, en Sucursales del Proveedor, la central.
2. En la central: crea un proveedor interno por cada sucursal, con esa sucursal en Sucursales del Proveedor.
3. En las dos cuentas: usa los mismos códigos de producto.

La sucursal pide:

1. Sucursal: crea la orden a su proveedor interno (la columna Stock muestra el de la central) y guárdala como Procesada. En la central se crea una requisición Pendiente R- + el número de la orden, por ejemplo R-PO-1050.
2. Central: en Salida de Inventario (Requisiciones), abre la requisición con el lápiz (Edit requisition). En Assign quantity, escribe lo que vas a enviar. Guárdala con Status = Procesado.
   • Esto no se puede revertir.
   • Si un producto no tiene stock suficiente, Aceptar lo envía igual (el stock queda negativo) y Cancelar ajusta la cantidad a lo disponible.
3. Sucursal: recibe la orden como en la sección 3. El ícono para recibir aparece cuando la central ya procesó la requisición. No se puede recibir más de lo enviado.
4. Central: se descuenta el stock de su Almacén de descuento de inventario y llega el correo de la requisición.

La central despacha sin pedido: toca Crear Requisición, elige la Sucursal y los productos, y guárdala como Procesado. En la sucursal aparece una orden Procesada, lista para recibir.

¿Cuándo baja el stock de la central?

• Por defecto: cuando la sucursal recibe, por la cantidad recibida.
• Con "Descontar inventario al cambiar el estado a "Procesado" en la requisición" activa en la central (Configuraciones, sección Administrativas): al procesar, por la cantidad asignada. En ese caso no se envía el correo.

El correo "InvuPOS ha terminado de procesar la requisicion #PO-…":

• Llega al correo del usuario del panel que guardó la recepción en la sucursal, en el Idioma de la sucursal. El número es el de la orden de compra de la sucursal, no el de la requisición.
• Se envía haya salido bien o mal. Lee el cuerpo:
  • "se proceso correctamente": no hay que hacer nada;
  • "se proceso con observaciones": hubo productos recibidos parcialmente o no recibidos. Revisa los códigos que indica. Para lo que falta, en la sucursal usa Procesar orden parcialmente;
  • "exceden lo enviado en la requisicion" o "No se pudo completar": no se descontó nada. En la central, abre la requisición con Discount Requisition (sección siguiente).

Estados de la requisición (pueden verse en inglés):

Discount Requisition: en la central, en una requisición Received, toca Discount Requisition. Si lo enviado y lo recibido no coinciden, en Diferencias de cantidad detectadas elige, por producto o para todos, si se descuenta lo Enviado (requisición) o lo Recibido (orden de compra), y toca Completar requisición. Por este camino no se envía el correo.

7. Invu Supply

Desde la app Invu Supply puedes crear, recibir, pagar, cancelar y enviar por correo órdenes de compra, y ver los Productos faltantes. Al recibir desde Invu Supply:

• la orden queda siempre Recibida, aunque falte mercancía;
• el stock entra al Almacén de recepción de inventario predeterminado, sin poder elegir otro;
• el Costo del Producto siempre se reemplaza.

Invu Supply no tiene requisiciones ni transferencias. Recibe las órdenes a proveedores internos desde el Panel: si se reciben en Invu Supply, la requisición de la central no se procesa.

8. Dónde revisar

• En el ingrediente (Inventario > Ingredientes > Ver), pestañas:
  • Almacén: stock por almacén;
  • Registros históricos: movimientos. Las compras se ven como "Purchase Order Received" y las requisiciones, como "Requisition";
  • Órdenes de Compra y Requisiciones.
• En Reportes > Reportes 2.1, sección Inventario: Compras, Requisiciones y Órdenes de Compra Revertidas. En Finanzas, Por proveedor.
• Productos Faltantes: ícono de la barra superior. Lista los ingredientes con Mín y Máx cargados y stock bajo el Mín.

Problemas frecuentes

• El producto no aparece al buscarlo en la orden. No está relacionado con ese proveedor en Productos por Proveedor, o está inactivo.
• No aparece el ícono para recibir. La orden no está Procesada. Si es a un proveedor interno, la central aún no procesó la requisición.
• No aparece el ícono para enviar por correo. Solo aparece con la orden Procesada.
• "No se pudo enviar el correo. El correo del proveedor no está registrado o es incorrecto." Revisa los correos del proveedor: si uno es inválido, no se envía a ninguno.
• "¡Debes seleccionar la unidad de todos los productos en la orden de compra!". Una línea no tiene Unit.
• "Purchase order already received". La orden ya estaba Recibida o Recibida parcialmente. Para lo que falta, usa Procesar orden parcialmente.
• El stock subió en otro almacén. Se recibió en el almacén de recepción y las ventas descuentan del almacén de descuento. Mueve el stock con Transferencias.
• Entró más o menos stock del esperado. La Cantidad de la presentación está mal, falta la conversión de la unidad de compra (no avisa) o el ingrediente tiene Desperdicio %.
• Aparece una merma "Automatic waste from Purchase Order receipt" que nadie hizo. Es la merma automática por el Desperdicio del ingrediente.
• El Costo del Producto no cambió al recibir. Permitir actualizar el costo del producto al recibir una orden de compra está apagada. Solo cambió el Costo promedio por unidad.
• No puedo cambiar el precio al recibir. Falta el permiso Editar el costo al recibir una orden de compra (al crear, Editar el costo al crear una orden de compra).
• No se crean órdenes automáticas. Revisa la opción general, los días marcados, ¿Orden de Compra Automática? en el proveedor y el Mín de los productos. Tampoco se crea si el stock no está bajo el mínimo o si ya hay una automática pendiente de menos de 15 días.
• La orden a la central se canceló sola: "El código de alguno de los productos seleccionados no coincide con los registros de…". Un producto no existe con el mismo código en la central.
• La central procesó, pero en la sucursal no apareció la orden. La sucursal no tiene un proveedor interno activo que apunte a la central.
• "La cantidad recibida no puede exceder la cantidad enviada desde la requisición". Escribe como máximo lo que despachó la central.
• La requisición se quedó en Received. El descuento no terminó. En la central, usa Discount Requisition.
• No llegó el correo de la requisición. La central descuenta al procesar, el usuario que recibió no tiene correo o la orden se recibió en Invu Supply.
• Transferencia: "Inventario insuficiente de … en …". Falta stock en el almacén de envío. Usa Procesar solo los disponibles.
• Transferencia: "Falta la conversión de unidad…". Crea la conversión entre esa unidad y la del ingrediente.
• Transferencia: "El producto … no existe en el inventario del almacén de envío". Ese producto nunca tuvo stock en ese almacén.
• "No tiene permisos para acceder a esta página". Al rol del panel le falta el permiso de esa acción (por ejemplo, Recibir Orden de Compra o Enviar Email Orden de Compra).